Con i suoi 18 chilometri di scaffali è la memoria della città. Chi si chiede dove vanno a finire i contratti, le pratiche e gli atti del Comune, chi ha bisogno di recuperare un progetto edilizio di qualche anno fa o vuole studiare l’ultimo mezzo secolo di attività amministrativa si imbatte nell’archivio generale di deposito del Comune di Modena.

Nel nuovo edificio di via Cavazza 25 trovano, infatti, spazio tutti i documenti prodotti dall’Amministrazione che la legge impone di conservare. Nel caso dell’edilizia e dell’urbanistica, poter recuperare progetti e planimetrie originali fa risparmiare ore o giornate di lavoro quando si rendono necessari interventi di ristrutturazione e restauro. E molti documenti, una volta esaurita la loro funzione pratica, possono trasformarsi in fonti per la ricerca storica

“Anche il trattato che sigla la pace di Costanza del 1183”, spiega il direttore dell’Archivio storico Aldo Borsari, “uno dei più antichi e importanti documenti che conserviamo nella nostra sede centrale al Palazzo dei musei, è nato con una funzione amministrativa, come un contratto che sanciva i diritti dei Comuni nei confronti dell’imperatore Federico Barbarossa, e con quella funzione è stato inizialmente conservato. Il passare dei decenni e dei secoli ne ha progressivamente diluito l’importanza operativa per sostituirla con un valore storico e culturale”.

Inizialmente, i documenti si conservano negli “Archivi correnti”, nelle sedi dei diversi uffici e settori dell’Amministrazione comunale. Onere del personale dell’Archivio è anche coordinare e formare i 300 dipendenti del Comune che, a tempo pieno o parziale, si occupano di gestire i flussi di documenti e registrarli correttamente nel Protocollo informatico. Dopo un periodo medio di 5 anni, i documenti passano all’Archivio di deposito di via Cavazza, dove rimangono in media altri 35 anni. Superati i 40 anni dalla data di produzione, un documento può essere conservato per il proprio valore storico. I documenti antichi, dall’anno Mille in poi, sono all’Archivio storico all’interno del Palazzo dei Musei, in viale Vittorio Veneto 5. “La prima fase dell’archiviazione di un documento è quella del cosiddetto ‘archivio corrente’, cioè la documentazione che ogni ufficio e settore dell’Amministrazione conserva nella propria sede”, racconta Borsari. “Quando un ufficio decide di ‘fare pulizia’ interveniamo noi e selezioniamo il materiale che può essere scartato e quello meritevole di conservazione”.

In via Cavazza i documenti arrivano in camion e per prima cosa vengono spolverati, poi dotati di un codice a barre (che è una sorta di nome e cognome del documento) e infine collocati in uno scaffale. Ogni posizione dell’archivio, che è interamente coperto dalla rete internet wireless, è a sua volta associata a un altro codice a barre. Attraverso un lettore ottico, l’informazione su un documento e sulla sua precisa collocazione viene inserita in un indice informatizzato che consente di rintracciare ogni atto: dalle delibere del 1945, quando ad amministrare la città era ancora la Giunta provvisoria nominata dal Consiglio di liberazione nazionale, agli attestati di partecipazione ai corsi organizzati negli ultimi anni per le cuoche degli asili nido.

2MILA METRI QUADRI PER 144 MILIONI DI DOCUMENTI

Tutti i numeri del nuovo archivio di deposito, costato 2 milioni 800 mila euro

Il nuovo Archivio generale di deposito del Comune di Modena, in via Cavazza 25, è un edificio di circa 2 mila metri quadri strutturato in due blocchi: uno adibito a servizi, con uffici, sale consultazione e saletta conferenze, e l’altro – 1350 metri quadri suddivisi in tre piani – destinato agli scaffali. Lo spazio per conservare i documenti è costituito da 18 chilometri lineari di scaffali e, in media, un metro di scaffale ospita circa 8 contenitori da mille fogli l’uno. L’intero archivio potrebbe dunque arrivare a contenere fino a 144 milioni di fogli.

A illuminare i corridoi ci sono circa 3 mila luci al neon e la temperatura è mantenuta costante tutto l’anno da un impianto di condizionamento per garantire la corretta conservazione dei materiali. Per scongiurare i danni derivanti da incendi, l’archivio è dotato di un impianto automatico di rilevazione e allarme e un impianto di estinzione a gas argon e azoto. I primi progetti per la realizzazione del nuovo archivio, che si rifà ai principi stabiliti a livello nazionale dal ministero dei Beni culturali, risalgono al 1994 e i lavori per la struttura, operativa da pochi mesi, sono iniziati nel 2004. Il costo complessivo dell’intervento, diretto dal settore Lavori pubblici del Comune di Modena, è stato di 2 milioni 800 mila euro.

Inizialmente, i documenti si conservano negli “Archivi correnti”, nelle sedi dei diversi uffici e settori dell’Amministrazione. Dopo un periodo medio di 5 anni passano all’Archivio di deposito di via Cavazza, dove rimangono in media altri 35 anni. Superati i 40 anni dalla data di produzione, un documento può essere conservato per il proprio valore storico. I documenti antichi, dall’anno Mille in poi, sono all’Archivio storico all’interno del Palazzo dei Musei, in viale Vittorio Veneto 5.

Per la parte archivistica, il progetto del nuovo deposito è stato curato e realizzato dal direttore Aldo Borsari assieme a Franca Baldelli, Felice Molinaro, Letizia Pinasi ed Ettore Tondo. La gestione dell’archivio fa parte del settore Affari generali e istituzionali del Comune di Modena, diretto da Giampiero Palmieri. Al servizio archivio lavorano, accanto al direttore Aldo Borsari, 12 persone (Franca Baldelli, Giuseppe Bertoni, Marta Califfi, Massimo Caracciolo, Daniela Cardinale, Anna Maria Cidda, Felice Molinaro, Letizia Pinasi, Francesca Pisano, Ivan Roncaglia, Silva Secchi, Aurelia Traficante).

DALL’ARTE SALUMIERA ALLA CACCIA ALLE STREGHE

Molti documenti amministrativi si trasformano, nei decenni e nei secoli, in fonti per la ricerca storica e sono oggetto di pubblicazioni e studi curati dall’Archivio storico

Dalla storia dell’arte salumiera alla complessa economia delle corti estensi, dall’astrologia alla caccia alle streghe, dall’attività del giurista Giuseppe Luosi all’evoluzione dello stemma del Comune di Modena, l’Archivio storico è una fonte inestimabile di informazioni per studiosi e ricercatori, che dal 1981 a oggi ha dato vita a oltre 50 tra quaderni, inventari e pubblicazioni. Numerose anche le ricerche realizzate dalle scuole sulla storia della città dal Medioevo al Novecento. La sede dell’Archivio storico è al Palazzo dei musei in viale Vittorio Veneto 5 (www.comune.modena.it/archiviostorico).